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Quelle:

Bundesministerium der Finanzen
Art des Dokuments: Information
Datum: 15.01.2007
Aktenzeichen: IV A 7

Schlagzeile:

Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung bei einer digitalen Betriebsprüfung

Schlagworte:

Aufbewahrungsfrist, Betriebsprüfung, Datenträgerüberlassung, Datenzugriffsrecht, Digitale Betriebsprüfung, GDPdU, Intranet, Kostenstellen, Prüfsoftware, steuerlich relevante Daten, Verfahrensdokumentation

Wichtig für:

Freiberufler, Gewerbetreibende

Kurzkommentar:

Das Bundesfinanzministerium beantwortet auf 12 Seiten Fragen zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.

Das Bundesfinanzministeriums weist darauf hin, dass es sich bei dem Fragen- und Antwortenkatalog um eine Orientierungshilfe für die Anwendung des Datenzugriffsrechts handelt. Eine Rechtsbindung gehe hiervon nicht aus. Die Entscheidung im Einzelfall bleibe dem zuständigen Finanzamt vorbehalten.

Anmerkung: Wichtige inhaltliche Änderungen bzw. Ergänzungen gegenüber der Fassung des Fragen- und Antwortenkatalogs vom 1. Februar 2005 sind durch Seitenstriche markiert.

Inhaltsübersicht:

I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
1. Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?
2. Was beinhalten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)?“
3. Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?
4. Darf der Finanzamtsprüfer eigenmächtig Daten aus dem betrieblichen DV-System zur Weiterverarbeitung auf seinen Rechner herunterladen?
5. Darf der Prüfer sein Notebook mit den importierten Daten vom Prüfungsort entfernen?
6. Wie definiert die Finanzverwaltung „steuerlich relevante Daten“?
7. Gehören Kostenstellen zu den steuerlich relevanten Daten?
8. Was versteht das Gesetz unter ,,mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen’’?
9. Besteht eine Verpflichtung, den Datenzugriff auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zuzulassen?
10. Nach den Datenzugriffsregelungen sind der Finanzbehörde auf Verlangen die steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“?
11. Sind Buchungstexte zur Erfüllung der Belegfunktion erforderlich?
12. Ist der Zugriff des Prüfers auf das Intranet ausgeschlossen?
13. Besteht ein Anspruch auf den Zugriff parallel vorgehaltener Daten?
14. Besteht ein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten?
15. Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung besteht ab dem 1. Januar 2002. Dürfen die die Prüfer auch auf Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zugreifen?
16. Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als „GDPdU-konform“ zertifizieren zu lassen?
17. Drohen Sanktionen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen der „GDPdU“ nicht erfüllt?

II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung
1. Welche Auswertungsprogramme kann die Finanzverwaltung zur Analyse der steuerlich relevanten Daten nutzen?
2. Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?
3. Welche Datenträger akzeptiert die Finanzverwaltung?
4. Müssen für Zwecke der Datenträgerüberlassung gesonderte Schnittstellen zur Prüfsoftware in den Buchhaltungs- und Archivierungssystemen geschaffen werden?
5. Was geschieht nach Abschluss der Außenprüfung mit den Daten des Unternehmens bzw. von Steuerpflichtigen überlassenen Daten?

III. Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen
1. Welche Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) gelten für welche Unterlagen?
2. Besteht wegen des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung eine Pflicht zur Digitalisierung eingehender Unterlagen (Eingangsrechnungen, Belege, Geschäftsbriefe etc.)?
3. Wie müssen die bei der Datenträgerüberlassung angeforderten Daten strukturiert sein? Reicht eine Textdatei zur Volltextsuche oder ein „selbsttragendes“ Archivsystem aus?
4. Sofern Unterlagen nicht zur Weiterverarbeitung in einer DV-gestützten Buchführung geeignet sind, besteht keine Verpflichtung zur Archivierung in maschinell auswertbarer Form. Als Beispiel führen die GDPdU Textdokumente an. Gilt dies auch für Rechnungen, die auf einer Speicherschreibmaschine mit Textbausteinen oder mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt werden?
5. Nach den GDPdU dürfen digitalisierte Daten nicht mehr ausschließlich in nicht maschinell auswertbaren Formaten (Microfilm, pdf-Format etc.) archiviert werden. Unter welchen Voraussetzungen ist auch weiterhin die Speicherung von Unterlagen in maschinell nicht auswertbaren Formaten erlaubt?
6. Unter welchen Voraussetzungen besteht eine Verpflichtung zur Archivierung hausinterner Zwischenformate zusammen mit den original empfangenen oder abgesandten Datenformaten?
7. Nach den GDPdU darf bei einem Systemwechsel nur dann von der Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software abgesehen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System oder ein anderes System gewährleistet ist. Dazu ist im Regelfall jedoch eine Datenkonvertierung (Migration) nötig, die wiederum der in den GoBS verlangten Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten widerspricht.
8. Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereitgehalten werden?
9. Dürfen Daten im Archiv auch nach In-Kraft-Treten des Rechts auf Datenzugriff verschlüsselt werden?
10. Auf welchen Speichermedien darf archiviert werden?
11. Unter welchen Voraussetzungen ist ein Archivsystem „GDPdU-konform“?
12. Wie ist die Nutzbarkeit der Auswertungsprogramme (Auswertungstools) des betrieblichen DV-Systems sicherzustellen?

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